Case: Como a Fermentec superou os desafios do seu evento na pandemia

Como a Fermentec superou os desafios do seu evento na pandemia

Adiamento dos Jogos Olímpicos de Tóquio, cancelamento do Carnaval no Rio de Janeiro e Fórmula 1 em São Paulo são apenas alguns exemplos de situações jamais imaginadas e só mesmo algo grave e inédito, como a pandemia da Covid-19, para interromper a sequência de eventos tão antigos e tradicionais. Muitas empresas também passaram por isso em 2020 e tiveram que forçosamente cancelar eventos que já fazem parte de seu planejamento anual e de seu público. Isso aconteceu com você ou conhece uma empresa que passou por isso?

Imagine uma empresa que há 42 anos promove um evento anual presencial que reúne por volta de 400 pessoas se ver obrigada a cancelar esse encontro apenas três meses antes com todos os fornecedores contratados e cotas de patrocínio vendidas. Isso aconteceu com a empresa Fermentec, localizada na cidade de Piracicaba, interior de São Paulo. O que no começo foi um enorme transtorno para lidar com o cancelamento acabou se transformando em um horizonte de novas oportunidades. Neste case você vai descobrir como a Fermentec encontrou essas oportunidades e o papel da inovação, um dos valores da empresa, neste processo de adaptação rápida neste novo contexto de um mundo abalado pela pandemia.

A Reunião Anual pré pandemia

A Reunião Anual é feita sempre presencial em dois dias e conta com palestras de especialistas da própria Fermentec e convidados com expressiva atuação no setor sucroenergético. Os patrocinadores também fazem suas palestras para apresentarem seus produtos e serviços expõe suas soluções numa feira que reúne dezenas de estandes das empresas que oferecem soluções em equipamentos industriais e laboratoriais.

O envolvimento da Agência Monolito em 2017 levou a Reunião Anual da Fermentec a uma nova realidade em seus números. Antes das ações, em 2016, por exemplo, a Reunião contou com 385 participantes. Após 2017, o aumento foi expressivo sendo 479 profissionais presentes, em 2018 foram 455 pessoas e em 2019 foi registrado o recorde de mais de 500 participantes.

Novas cotas de patrocínio foram responsáveis por um aumento de 13% nas receitas. Além disso, todas as mudanças fizeram com que o tempo de fechamento de 80% dos contratos dos patrocinadores fossem reduzidos de 10 meses para apenas 30 minutos! Hoje, 80% dos patrocínios são fechados para o próximo ano já no dia seguinte ao evento.

A pandemia chegou ao Brasil. E agora?

A curva de crescimento que o evento vinha traçando foi interrompida pela pandemia, que obrigou o país a cancelar todos os eventos presenciais, inclusive a Reunião Anual que estava agendada para o mês de julho de 2020, ameaçando uma tradição de mais de 40 anos foi interrompida. Centro de convenções reservado, diversos fornecedores já contratados, todas as cotas de patrocínio haviam sido vendidas, muitas delas já quitadas. Simplesmente cancelar o evento não era uma opção. Primeiro pela tradição, segundo pelos compromissos assumidos e finalmente pela responsabilidade que a Fermentec tinha com seus clientes, usinas sucroenergéticas que foram cruelmente impactadas pela pandemia depois de várias crises consecutivas. Mais do que realizar seu evento, a Fermentec tinha o compromisso de tornar seus clientes menos vulneráveis à crise, por meio do conhecimento e da inovação.

Os Desafios

A primeira mudança inevitável era o formato presencial. O distanciamento social prudentemente imposto a todos impedia 500 pessoas compartilhando o mesmo espaço. Isso comprometeria um dos principais benefícios do evento: a interação.

Outro problema seria a disponibilidade dos participantes. Todo engajamento e até imersão que um evento presencial proporciona quando o participante está fisicamente presente e passa o dia inteiro recebendo estímulos, é gravemente comprometido num evento remoto. O número de distrações possíveis é incontável. Além disso, todo evento longo, e a Reunião Anual conta com dois dias consecutivos, pode gerar momentos de despressurização como coffee breaks, coquetéis, sorteios e toda forma de entretenimento. O realizador de um evento remoto não consegue garantir o conforto dos participantes em suas casas, nem gerar despressurização segura. Assim, manter o evento ocorrendo durante dois dias inteiros estava fora de cogitação.

A falta de tradição do setor sucroenergético em consumir conteúdo digital, especialmente eventos, também comprometia o alcance da divulgação. Felizmente a Fermentec havia iniciado uma série de webinários no ano anterior, habilitando uma audiência viável no Youtube, mas longe de ser comparável com a expectativa certa dos participantes quanto à Reunião presencial. Além disso, há profissionais desse setor com pouca familiaridade com a tecnologia, o que poderia dificultar o acesso ao evento.

Por fim, havia o compromisso em gerar valor para os patrocinadores, que já haviam fechado contratos na expectativa de ter grande visibilidade e retorno do investimento.

A Solução: Webmeeting Fermentec

Diante de tantas adversidades, a solução encontrada pela Fermentec foi investir em um evento online, batizado de Webmeeting Fermentec. O evento foi transmitido pelo canal da Fermentec no YouTube entre os dias 14 e 17 de setembro de 2020. Uma das grandes novidades do Webmeeting foi que, enquanto a Reunião Anual presencial é restrita aos clientes da Fermentec, o evento online foi aberto ao público e gratuito. A medida buscava compensar o alcance de divulgação perdido com o cancelamento do presencial e ainda oxigenar a audiência dos eventos da empresa. Além disso, a agência produziu 186 publicações acerca do evento nas redes sociais.

Para promover uma experiência de um evento tão profissional quanto a Reunião Anual, a Fermentec se utilizou de uma produtora coordenada pela agência, uma estrutura de suporte para manter a qualidade de som, imagens e velocidade na transmissão pela internet.

Em resposta às dificuldades de obter boa disponibilidade dos participantes, o Webmeeting Fermentec foi dividido em quatro dias, com as palestras transmitidas ao vivo sempre das 19h às 22h para não conflitar com o horário de trabalho, ao invés dos dois dias inteiros da Reunião Anual.

Para superar um dos maiores desafios dos eventos online, que é a falta de interação, o Webmeeting apostou em perguntas feitas ao vivo pelos espectadores e respondida ao longo da transmissão pelos especialistas e, principalmente, nos debates diários promovidos no Zoom, pelo qual os participantes poderiam interagir diretamente com os palestrantes. Estas interações representaram um aumento significativo no risco durante a produção do evento, afinal traziam variável menos controláveis para a equação, mas valeram a pena.

Quanto ao compromisso com os patrocinadores, dias antes do evento online, estes parceiros já falavam sobre seus produtos nas redes sociais da Fermentec em vídeo marketing. Além disso, as palestras complementares, que sempre fizeram parte da versão presencial como espaço de divulgação para os patrocinadores, também entraram na programação durante os quatro dias de Webmeeting com seus representantes falando diretamente do home office. No total, a Agência Monolito produziu 21 entrevistas com parceiros e patrocinadores do evento, além de gravar 4 palestras com especialistas do setor.

Com o Webmeeting, a Fermentec manteve a tradição de promover seus eventos anuais, fez relacionamento com um novo público e promoveu conhecimento com total segurança, sem aglomerações e exposição ao COVID-19. O evento online triplicou o público da última Reunião Anual ultrapassando 1500 inscrições com um pico de acessos simultâneos no primeiro dia de 436 pessoas.

Com a experiência de sucesso do Webmeeting, a Fermentec incorpora mais um evento ao seu calendário além da Reunião Anual e da Reunião Início de Safra, ampliando seu público-alvo e promovendo mais uma possibilidade de relacionamento com os profissionais do setor. Da mesma forma, as receitas com patrocínios foram mantidas com a participação desde empresas regionais a multinacionais do setor de tecnologia. Agora, a Fermentec já se prepara para a segunda edição do Webmeeting, que de uma necessidade se transformou em um novo evento e já garantiu sua presença nos grandes encontros do setor do Brasil.

Aliar foco na inovação com estratégias de marketing inteligentes e conectadas com o público é uma das melhores saídas para surpreender as pessoas, ganhar espaço no mercado, superar as dificuldades e crescer. A Fermentec enfrentou as barreiras e agora proporciona experiências novas aos seus clientes. E na sua empresa, o que pode mudar?

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