Um dos grandes desafios do marketing de eventos é proporcionar novas experiências à cada edição, mas o que fazer quando o evento tem mais de 40 anos? A Fermentec, que inegavelmente tem DNA inovador para produzir conhecimento técnico e científico, se desafia todo ano a inovar também na realização de suas reuniões com clientes, que se tornaram alguns dos mais importantes eventos do setor sucroenergético.
Quando o evento faz o marketing
Desde seu primeiro ano de atividade, em 1979, a Fermentec reúne seus clientes para apresentar os resultados das pesquisas conduzidas pela empresa. Esse evento ficou conhecido como a Reunião Anual da Fermentec e cresceu a cada ano até se tornar um evento de 2 dias, que reúne dezenas de usinas, centenas de participantes e ainda hospeda a feira de negócio com o metro quadrado mais valorizado do setor. Em 2013, a Fermentec inaugurou ainda a Reunião de Início de Safra com o objetivo de preparar os profissionais e suas usinas para os desafios identificados na temporada que se inicia.
O desafio dos 40 anos
Depois de 38 reuniões, a Fermentec, diante do seu 40º aniversário, viu uma boa oportunidade para revitalizar seus eventos. Embora fossem sucesso reconhecido pelos clientes, vinha apresentando poucas novidades no que diz respeito ao formato e experiência de marca em suas últimas edições e contava com cobertura da mídia especializada, sendo um evento exclusivo para os clientes da empresa e convidados, o que limitava o impacto do evento no mercado e comunidade em geral. Além disso, faturamento da feira de negócios estagnou por ter atingido o número máximo de estandes para o espaço físico disponível.
Quanto à Reunião de Início de Safra, considerado um evento complementar na agenda, representava um importante investimento da empresa na capacitação de seus clientes e no relacionamento com a Fermentec, mas não apresentava receita que pudesse ser direcionada a outras ações ou reinvestida no evento para promover seu crescimento.
Ações especiais para um evento especial
Para a Reunião Anual marcada pelos 40 anos da Fermentec, a Agência Monolito propôs novas ações de marketing de eventos e implementou o Espaço de Mídia na Reunião Anual, de onde faz a cobertura de todos os acontecimentos dos eventos no LinkedIn e Facebook da empresa, engajando palestrantes, participantes do evento e outros influenciadores do mercado, que mesmo ausentes da Reunião, podem acompanhar e interagir com comentário. Neste mesmo espaço a agência realiza entrevistas com transmissão ao vivo com os organizadores da Reunião Anual, todos os palestrantes e alguns parceiros. Estas ações no Espaço de Mídia geram experiência de marca ao atrair os participantes, que observam as entrevistas, tiram suas selfs nos backdrops e interagem com as publicações, mesmo presentes no evento.
Outra ação implementada foi a criação de um mini-estande, elegante, aberto, convidativo e que permite a plena participação do expositor no evento ocupando um espaço físico menor. Em 2018 foi implementado um mini-estande piloto e em 2019 foram 6 novos patrocinadores que encontraram esse novo espaço na feira.
Com o sucesso do Espaço de Mídia na Reunião Anual, a inovação pode ser replicada na Reunião de Início de Safra, promovendo publicações nas redes sociais e realizando entrevistas ao vivo como no evento maior. Estas ações permitiram a criação de novas cotas de patrocínio relacionadas à produção de conteúdo, promovendo a monetização do evento que pode ser reinvestida para assim fazer a Reunião de Início de Safra crescer e gerar novas experiências para os clientes da Fermentec.
Resultados do Marketing nos Eventos da Fermentec
Com as novas ações de marketing de eventos implementadas pela Agência Monolito em conjunto com a Fermentec, a Reunião Anual obteve ótimos resultados nos 3 anos seguintes. Em 2016, antes das ações, tínhamos 385 participantes. Em números aproximados, na reunião dos 40 anos, em 2017, tivemos 479 profissionais presentes, em 2018, 455 pessoas e em 2019 foram mais de 500 participantes. Os mini-estandes e cotas de patrocínio relacionadas à produção de conteúdo no espaço de mídia promoveu um aumento de 13% na receita do evento. Além disso, a revitalização da Reunião combinada com a reformulação dos processos comerciais reduziu o tempo médio de renovação de 80% dos patrocínios de 10 meses para 30 minutos! Isso mesmo, 80% dos patrocínios são fechados assim que se inicia o período de renovação, no dia seguinte ao evento.
Quanto à Reunião de Início de Safra, as novas ações de monetização geraram um faturamento de 143% do custo total do evento. Tudo isso graças ao engajamento e sinergia do trabalho conjunto entre Agência Monolito e Fermentec.